Formation Outlook et OneNote

Outlook et OneNote

OBSERVATIONS

De débutant à avancé

OBJECTIFS

• Adapter Outlook 2010 et OneNote 2010 à son activité pour gagner du temps et mieux s’organiser.
• Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
• Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
• Centraliser ses notes et idées dans OneNote 2010.
• Exploiter des ressources collectives pour faciliter le travail collaboratif.

PROGRAMME:

1/ Personnaliser Outlook 2010 pour l’adapter à son activité

• Accéder directement à l’essentiel :

o personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.

• Adapter Outlook à son activité :

o définir des champs, des catégories, des indicateurs.

2 organiser le classement et l’archivage/ Traiter un volume important de mails

• Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP.
• Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
• Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
• Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
• Informer de son absence.

3/ Gérer son carnet d’adresses

• Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer, exporter des contacts.
• Opérer un publipostage.

4/ Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
• Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
• Définir des échéances et mettre en place des rappels.

5/ Centraliser ses notes et idées dans OneNote 2010

• Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes.
• Saisir et hiérarchiser ses notes :

o pages, sous-pages, indicateurs.

• Insérer tous types de notes :

o texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo.

• Accéder à vos notes depuis votre PC, votre Smartphone ou votre tablette.

6/ Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
• Organiser des réunions.
• Déléguer et suivre des tâches.